一、做好负有保密义务员工的竞业限制管理

二、加强涉密人员管理，与员工签订保密协议

三、构建商业秘密保护体系，做好涉密信息文件的管理工作

四、规范员工离职时的商业秘密保护措施

五、事后履约监督

商业秘密作为企业核心资产之一，对于企业的生存和发展具有举足轻重的作用，尤其是高新技术企业。根据2024年4月17日上海三中院、上海知产法院共同发布的数据，当前商业秘密案件呈现的特定之一是所涉企业均为高新技术领域经营者，而所涉自然人则多在核心技术岗位或者高级管理岗位任职，并且因员工在工作期间掌握或者接触到权利人的商业秘密，离职后在同行业领域就业、创业时非法披露、使用或者允许他人使用商业秘密而引发纠纷的案件占比高达89.53%。

可见，离职员工已成为商业秘密泄露的高危人群，防范员工离职后发生商业秘密泄露已成为企业面临的重大挑战之一。下文中，笔者针对企业就防范员工在职时或离职后泄露商业秘密方面可以做的工作进行了初步分析，以供参考。

一、做好负有保密义务员工的竞业限制管理

根据《劳动合同法》的规定，用人单位可以与高级管理人员、高级技术人员和其他负有保密义务的人员约定竞业限制条款，就竞业限制范围、地域、期限做出约定，并且约定在解除或者终止劳动合同后，在竞业限制期限内按月给予其经济补偿，前述人员至多两年内不得到与本用人单位生产或者经营同类产品、从事同类业务的有竞争关系的其他用人单位就职，或者不得自己开业生产或者经营同类产品、从事同类业务。

可见，在劳动合同中约定竞业限制条款或单独签订竞业限制协议，是企业防范商业秘密被离职员工泄露或不当利用的有效手段之一。为此，对于掌握核心技术信息或经营信息的企业员工，例如高级管理人员、高级技术人员及其他应负保密义务的人员，企业有必要与其在劳动合同中约定竞业限制条款或者单独签订竞业限制协议，明确竞业限制范围、地域、期限、违约责任等具体事项，必要时列明需要特别受竞业限制约束的企业名单并且根据行业的发展定期更新。

对于竞业限制补偿金的支付标准、支付时间等，企业应在员工在职期间或离职时做出具体约定，并且按期支付，避免因单位未支付经济补偿原因而导致竞业限制条款被解除。

同时，企业还可以明确约定员工入职新单位后的报告义务，在员工未尽报告义务时予以提醒，以确保竞业限制协议的有效实施。

二、加强涉密人员管理，与员工签订保密协议

实践中，有些企业虽有保密意愿，但却未与员工签订保密协议或未约定保密条款，有的企业仅是非常概括地要求员工保密，而对于需要保密的内容具体是什么并未清楚规定，此时员工不确定哪些内容需要保密，对于企业商业秘密保护而言自然不利。

对于担负研发职责、掌握核心技术或者掌握如客户名单等经营信息的员工，企业应当在劳动合同中增加保密条款、或在其入职或在职期间与其单独签订保密协议，在规章制度中做出保密相关规定。同时，有必要向员工说明，保密条款或保密协议与竞业限制条款或竞业限制协议不同之处，即使竞业限制条款或竞业限制协议终止，在保密条款或保密协议仍然有效的情况下，其仍具有保密的义务。

保密协议或制度文件中应当明确需保密的具体内容，例如列明哪些技术信息或经营信息属于企业的商业秘密，明确保密的范围、双方的权利和义务、保密期限、违约责任等。一般来说，企业自主研发的技术、自主制定的经营策略、经过一定努力获得的客户名单等都可以作为商业秘密加以保护。例如，员工对企业承担保密义务包括不因非企业利益目的或法律规定目的披露的义务、正确使用商业秘密的义务、获得职务成果时及时汇报的义务等。

三、构建商业秘密保护体系，做好涉密信息文件的管理工作

企业可以引进第三方服务机构，为企业定制商业秘密保护措施和管理制度。例如，帮助企业建立商业秘密认定机构与认定程序，制定负责保密的机构或人员及工作职责，完善商业秘密载体例如公文、邮件、函件、文档、计算机存储介质、合同、工艺资料等的保密、管理、使用制度等。

企业也可以加强保密文化建设，增强保密价值观，固化涉密人员保密意识，通过开展保密教育，提升涉密人员的知识兴趣，增强保密工作的自觉性和责任感。鼓励员工对侵害企业商业秘密的行为进行举报，在查证属实的情况下给予奖励等。例如，可通过第三方服务机构对员工进行培训，警示法律风险。

强化对敏感信息的访问权限管理，对涉密的厂房、车间等生产经营场所进行区分管理，限制无关人员进入，工作人员不得携带具有拍照功能、存储功能等设备进入该等场所等。对例如承载商业秘密内容的资料，如公文、函件、图纸、报表、磁盘、胶片、幻灯片、照片、操作规程、工艺资料、研发记录、配方信息等载体文件，进行密级分类并统一标识和集中管理，有条件时对商业秘密载体的制作、收发、传递、领用、复制、保存、销毁等过程实施全程控制，限制能够接触或者获取的人员范围。

加强信息、网络安全措施，对计算机设备、电子设备、网络设备、存储设备、软件等采取禁止或者限制使用、访问、存储、复制等，例如限制涉密计算机设备对公网的访问、禁用U盘插口功能。

四、规范员工离职时的商业秘密保护措施

1、在员工离职时，企业应确认其是否签订《保密协议》或《竞业限制协议》，对于已签订相关义务协议的，督促员工履行保密义务和竞业限制义务，明确告之其应承担的保护义务以及因违反规定可能承担的法律责任。未签订且必要时，可以补充签订《离职承诺书》，并结合员工工作职责和接触的商业秘密信息内容，确认相关的保密义务。

2、做好涉密载体的交接登记工作，提醒离职员工移交一切涉密载体和物品，不得私自留存或备份。对涉密设备、涉密文件资料及其他相关物品进行清查盘点，准备交接清单，列出离职员工应移交的涉密资料并安排相关人员确认交接完成。例如，涉密载体和物品包括但不限于：载有涉密信息的文档；账号、密码等账户信息；工作计算机；门禁卡、钥匙等。

3、回收并禁用离职员工使用的邮箱、域名、应用、网络系统、门禁系统账号或访问权限，及时向有关客户、供应商等告知涉密员工的离职情况等。

4、离职涉密检查，检查离职员工所负责的涉密信息是否存在查阅、使用情况异常，例如有无非工作时间登录、批量下载、删除修改、批量复制、访问外部邮箱、违规云存储等违规和异常操作痕迹等。如发现存在前述异常行为，应及时收集并固定证据，要求离职员工说明情况，如果存在侵害商业秘密的行为，必要时可诉诸司法途径进行救济。

例如，在锐科公司与黄某侵害商业秘密纠纷一案（案号：（2022）最高法知民终2269号）中，锐科发现其员工黄某通过公司分配给他使用的工作电子邮箱向私人电子邮箱发送禁止外传文件资料的行为，并以此为由向法院提起了侵害技术秘密纠纷之诉，法院经审理认定，黄某的前述行为侵害了锐科公司的商业秘密。

五、事后履约监督

对于掌握企业商业秘密，尤其是掌握核心秘密的人员，如高级管理人员或高级技术人员，企业可能有必要定期跟踪其任职去向，以确定其是否存在违反竞业限制或保密协议的约定，做到早发现、早制止。一旦发现离职员工自己设立与企业经营同类业务的新公司或到其他同类企业任职，应及时收集证据并进行维权。

对于离职高级技术人员、研发人员，企业也可以定期追踪其作为发明人的专利申请或甚至当前单位在其入职后所提交的且未列明其为发明人的专利申请、发表的科技论文等情况，以排查其是否存在违反保密约定而非法披露、使用商业秘密的行为。

例如，在吉利公司诉威马公司侵害技术秘密纠纷案件（案号：（2023）最高法知民终1590号）中，吉利公司举证证据之一为威马公司申请的发明人涉及其前员工的12件实用新型，吉利公司发现该12件实用新型专利包括了其技术秘密，该12件实用新型最终成为法院认定威马公司侵害吉利公司技术秘密有利证据。

据此，在核心技术人员离职后，企业应当在一定的期间内（例如2-4年内）保持对核心技术人员或其就职企业知识产权登记情况的必要关注，及时掌握离职员工履行保密约定的情况，必要时启动维权措施。

作者：邓小容

编辑：Sharon